Mẫu bảng chấm công những điều cần biết về bảng chấm công hiện nay

202 Lượt xem

1. Bảng chấm công lập ra có mục đích gì

Mẫu bảng chấm công là một trong những chứng từ quan trọng, căn cứ để tính lương cho minh viên, chính vì vậy mà bảng chấm công phải thể hiện được sự minh bạch rõ ràng, công bằng giữa các nhân viên, thể hiện được nhân viên nào đi làm đầy đủ, nhân viên nào nghỉ phép, nghỉ phép có lường và không lương... tất cả những thông tin đều được trình bày trong bảng chấm công hàng ngày của mỗi công ty. Bảng chấm công cũng là để nhân viên tự đánh giá kết quả công việc hàng tháng của mình, từ đó học hỏi, trau dồi thêm để nâng cao năng suất lao động.

Mục đích của việc mỗi công ty, doanh nghiệp đều cần dùng bảng chấm công là gì, với mục đích chính là theo dõi số công thực tế đi làm của mỗi nhân viên trong công ty, số ngày nghỉ, số ngày đi làm, nhân viên nào đi muộn, nhân viên nào nghỉ không lý do ... để lấy căn cứ tính lương cho mỗi công nhân, bảo hiểm xã hội cũng lấy làm căn cứ trả thay cho từng nhân viên và quản lý lao động trong đơn vị. Chính vì vậy mà bảng chấm công phải lập hàng tháng và được người lao động thực hiện từng ngày ở tất cả các doanh nghiệp, đơn vì nhằm đảm bảo công bảo cho mọi người.

2. Các loại bảng chấm công

Hiện nay có rất nhiều bảng chấm công như :

Bảng chấm công làm thêm giờ

Bảng chấm công theo giờ

Bảng chấm công theo ngày…

bảng chấm công mẫu mới

 Tùy vào từng vị trí, bộ phận và công việc của những công ty, các doanh nghiệp khác nhau mà bảng chấm công cũng được thể hiện khác nhau, sau đâu là một số bảng chấm công mới nhất hiện nay và được nhiều công ty sử dụng làm căn cứ để theo dõi nhân viên và tính lương cho nhân viên.

3. Phương pháp chấm công

Để tiến hành làm mẫu bảng chấm công bạn cần có những thông tin và số liệu cụ thể sau, để thể hiện được ngày công làm việc của nhân viên. Chúng ta có thể sử dụng một trong các phương pháp sau để chấm công cho người lao động.

Chấm công ngày: là hình thức khi người lao động làm việc tại đơn vị, cơ quan, hay doanh nghiệp mỗi ngày sẽ dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó.

Chấm công theo giờ: là hình thức trong ngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định của từng công ty, từng tổ chức nơi mình lao động và ghi số giờ công thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng, lưu ý những ký hiệu này tùy thuộc vào mỗi công ty.

Chúng ta cần chú ý những trường hợp đặc biệt, cụ thể là hai trường hợp sau

+ Sẽ có trường hợp trong ngày người lao động sẽ làm hai việc làm khác nhau thì môt lưu ý là người lao động hãy thực hiện chấm công và đánh dấu kí hiệu là thời gian làm việc của sản phẩm nào nhiều hơn, thì sẽ dùng kí hiệu của sản phẩm đó

Ví dụ: Người lao động A trong ngày họp 6 giờ làm lương thời gian 2 giờ thì cả ngày hôm đó chấm “H” là Hội họp.

+ Với trường hợp người lao động làm thời gian lao động hai việc bằng nhau thì sẽ ghi công việc diễn ra trước được ghi trước.

Ví dụ: người lao động một ngày làm 4 tiếng  sáng may quần và 4 tiếng chiều đứng máy thì chấm công sẽ lấy ký hiệu của việc may quần.

+  Trường hợp cuối là chấm công nghỉ bù được hiểu là việc nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương  theo thời gian.với trường hợp làm thêm giờ thì người lao động không được chấm lương làm thêm giờ, do đó khi người lao động nghỉ bù thì chấm “NB” và vẫn tính trả lương thời gian làm việc của người lao động.

Mỗi công ty tổ chức sẽ có những bảng chấm công khác nhau, tính lượng khác nhau nhưng dù là thể hiện và kí hiệu như thế nào thì bảng chấm công theo một tiêu chuẩn nhất định để chấm công và tính lương cho nhân viên. Với những người mới thì việc lập bảng chấm công thường có những sai sót, dẫn đến bất cập trong việc chấm công.

Từ mục đích của việc tạo bảng chấm công, tầm quan trọng của bảng mà mà người lập bảng chấm cồn mà người lập bảng làm sao cho dễ hiểu, người chấm công chấm đúng các mục, để khi tính lương tính một cách chính xác.

Dưới đây là những quy ước chung và hình ảnh những mẫu bảng mới dễ hiểu để thiết lập bảng chấm công chung mà bạn có thể tham khảo, áp dụng.

4. Mẫu bảng chấm công

 

Một số quy ước chấm công: quy tắc này không có một văn bản nào bắt buộc hay quy định, nó do uy ước của từng công ty, doanh nghiệp tổ chức lao động mà bạn đang tham gia.

bảng chấm công

Dưới đây là quy tắc được nhiều người sử dụng.

X:Thời gian làm việc trong ngày thường là 8 tiếng , nếu ít hơn 8 giờ, ghi số giờ có thể ghi vào cột chú thích

L:  kí hiệu của lễ nghỉ hưởng lương ví dụ  như nghỉ ngày 30/4 ,1/5 được nghỉ và vẫn được hưởng lương

P: nghỉ phép hưởng lương có nghĩa là một tháng theo quy định của công ty, và thời gian lao động của người lao động thì người lao động được nghỉ 1 ngày có lương.

TCL: tăng ca lễ, thường những ngày lễ những công ty dịch vụ sẽ tăng ca, nếu nhân viên làm thêm làm vào ngày đó thì kí hiệu TCL để khi tính lương được hưởng lương làm thêm ngày lễ, nếu tăng ca ít hơn 8 giờ ghi số giờ,

TC: Tăng ca chủ nhật, có những công ty làm thêm chủ nhận thì note là tăng ca chủ nhật. 5.Cách tính lương từ bảng chấm công

 Một số quy ước tính lương từ số ngày công, giờ công có thể khách nhau tùy doanh nghiệp các bạn có thể tham khảo.

Với những ngày thường: số giờ  tăng ca sẽ được tính như sau 5 giờ nhân 1.5, sau 9 giờ nhân 2

Với ngày chủ nhật hầu hết các doanh nghiệp sẽ nhân 1.5 còn ngày lễ mà vào chủ nhật thì tùy,  làm tăng thêm giờ sau 5 giờ nhân 2 và sau 9 giờ nhân 3

Đối với ngày lễ mà người lao động phải đi làm thì Nhân 3 lần số lương ngày thường, tăng thêm giờ sau 5 giờ nhân 4.5 lần

Đối với các hệ số nhân này ghi vào dòng 9 tại các cột tương ứng.

Các doanh nghiệp khác nhau có thể ghi và chú thích khác nhau, tùy từng công ty doanh nghiệp

Bảng chấm công ở nhiều công ty có ghi thêm mục phụ cấp đi lại cho từng nhân viên, từng cấp của công ty. Ngoài ra còn thể hiện cả việc công ty đó có phụ cấp tiền ăn trưa hay phụ cấp trách nhiệm cho từng vị trí, tỷ lệ phụ cấp phụ thuộc vào mức lương mà người đó nhận được.

Bảng chấm công là cơ sở dữ liệu để căn cứ chấm công cho nhân viên, nên các bạn cần phải xem xét và đọc kỹ từng ký hiệu để có thể đánh chính xác và thể hiện được đúng số ngày công, giờ làm thêm của mình để hưởng đúng, đủ số lượng mình nhận được

Hy vọng rằng với những thông tin chia sẻ trên sẽ hữu ích đối với bạn trong việc thiết lập mẫu bảng chấm công chuẩn nhất, giúp người chấm công hiểu hơn được những ký hiệu trong bảng chấm công. Để hỗ trợ chấm công, quản lý nhân sự một cách hiệu quả của công ty một cách hiệu quả.

Nhưng hiện nay có rất nhiều công ty đã sử dụng máy chấm công thay cho bảng chấm công nhìn chung máy chấm công hiện nay đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng, tiện dùng và nhanh gon, bên cạnh đó thì đôi lúc máy cũng gặp vấn đề dẫn đến việc chấm công sai, nêu hầu như bảng chấm công tay vẫn hiện hữu ở các doanh nghiệp.

Tham khảo: Những cách tạo CV biên phiên dịch chuẩn nhất và mẫu CV biên phiên dịch dành cho những ai đang có nhu cầu việc làm biên phiên dịch.

5. Cách ghi bảng chấm công

Mỗi công ty sẽ phải lập bảng chấm công hàng tháng và người có trách nhiệm theo dõi bảng chấm công là những người kế toán văn thư... họ sẽ có trách nhiệm ghi và trình bày như sau

 Cột A, B: Ghi số thứ tự từng người của công ty, họ và tên từng người hai cột này thể hiện được tên và thông tin người chấm công.

Cột C: Ghi ngạch bậc lương của từng người trong công ty hoặc cấp bậc chức vụ của từng người, bảng chấm công không dùng chấm công cho giám đốc.

Tiếp theo là các cột thể hiện từ cột 1, số cột là số ngày trong tháng

cách ghi bảng chấm công

Cột 1-31: Ghi các ngày trong tháng (Từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng)

Cột 32: cột này là cột ghi tổng số công người đó làm trong tháng...

Tùy theo từng yêu cầu của công ty mà số cột có thể tăng hoặc giảm để phù hợp với mục đích người sử dụng.

Cuối cùng khi đã hoàn thành bảng chấm công của một tháng người chấm người chấm công và người phụ trách bộ phận thư ký, xem xét bảng chấm công xem có thừa thiếu gì không và ký vào Bảng chấm công, sau đó bảng chấm công được chuyển Bảng ,cùng các chứng từ liên quan như, giấy nghỉ phép, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy đi viện, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,… về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, ở đây bộ phận kế toán có trách nhiệm tính công, từ bảng chấm công tính ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công mà công ty quy định được người lao động thực hiện hàng ngày để thực hiện tính công và làm lương cho họ, thường thì bảng tính công sẽ được làm xong ở đầu tháng sau để  kịp trả lương cho nhân công vào ngày m10 hoặc m5 hàng tháng.

Sau khi bảng chấm công được đưa đến phòng kế toán để tính lương thì nó sẽ được công ty lưu giữ lại để làm hồ sơ giấy tờ, bằng chứng để làm bảo hiểm và chế độ cho từng người lao động trong công ty. 

>>> Có thể thấy rằng bảng chấm công để tính lương, thường được lập dưới dạng file excel. Bạn đọc có thể tham khảo thêm công tức tính thuế tncn excel với hướng dẫn chi tiết để bạn có thể hiểu rõ cách sử dụng bảng này.